Informativa sulla Privacy

INFORMATIVA SULLA PRIVACY DI LIQUIDIA ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

La presente informativa descrive le modalità con cui vengono trattati i dati personali degli utenti e delle persone i cui dati sono contenuti nei documenti caricati sulla piattaforma software LIQUIDIA (di seguito, la "Piattaforma"), un servizio B2B di analisi finanziaria, tesoreria e prevenzione della crisi d'impresa destinato a commercialisti, CFO, consulenti tributari e piccole e medie imprese (di seguito, gli "Utenti").

1. Titolare del trattamento e contatti

Il Titolare del trattamento è:

Lorenzo Soave, sviluppatore e proprietario della Piattaforma LIQUIDIA — [sede del Responsabile] — [C.F./P. IVA del Responsabile]

Per ogni questione relativa al trattamento dei dati personali e per l'esercizio dei diritti descritti al punto 9, è possibile scrivere a: [e-mail del Responsabile].

Il Titolare non ha designato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), non ricorrendo i presupposti di cui all'art. 37 GDPR.

2. Ruoli del trattamento

Ai fini del GDPR, i ruoli si distinguono come segue:

• Dati di account e di fatturazione degli Utenti (punto 3, lett. a): il Titolare tratta tali dati in qualità di Titolare autonomo del trattamento.
• Dati economico-finanziari, contabili e bancari caricati dagli Utenti (punto 3, lett. b e c): l'Utente (ad esempio lo studio professionale o l'impresa) determina le finalità e i mezzi del trattamento sui dati dei propri clienti e assistiti, e agisce in qualità di titolare del trattamento o, se del caso, di responsabile. Il Titolare di LIQUIDIA fornisce il servizio e tratta tali dati esclusivamente per conto e secondo le istruzioni dell'Utente, in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, nei termini dell'Accordo sul Trattamento dei Dati (DPA) accettato dall'Utente in sede di sottoscrizione dei Termini di Servizio.

L'Utente si impegna a informare i propri clienti e a disporre di un'idonea base giuridica per il caricamento sulla Piattaforma dei dati personali di terzi contenuti nei documenti.

3. Tipologia di dati trattati

a) Dati di registrazione e di account. Nome, cognome, indirizzo e-mail, credenziali di accesso (la password è conservata esclusivamente in forma crittografata mediante hashing), ruolo professionale e denominazione dello studio o dell'impresa, dati di fatturazione per gli abbonamenti a pagamento, log di accesso e indirizzo IP.

b) Dati economico-finanziari e contabili caricati dagli Utenti. Bilanci in formato PDF, visure camerali, note integrative, dati relativi al codice ATECO, modelli F24 e ulteriore documentazione contabile e fiscale delle imprese analizzate. Tali documenti possono contenere dati personali di persone fisiche (a titolo esemplificativo: titolari di ditte individuali, amministratori, soci, dipendenti, fornitori e clienti).

c) Dati bancari e di liquidità. Estratti conto (in formato PDF, Excel o CSV), flussi di cassa, scadenze attive e passive e ogni altra informazione sulla posizione di liquidità delle imprese analizzate.

La Piattaforma non richiede né è destinata al trattamento di categorie particolari di dati di cui all'art. 9 GDPR né di dati relativi a condanne penali e reati di cui all'art. 10 GDPR. Gli Utenti sono invitati a non caricare tali dati.

Fonte dei dati (art. 14 GDPR). I dati di cui alle lettere b) e c) non sono raccolti presso l'interessato, ma forniti dall'Utente che li carica sulla Piattaforma. Per le persone fisiche i cui dati compaiono in tali documenti, l'obbligo di informativa è adempiuto dall'Utente in qualità di titolare del trattamento; la presente informativa è resa disponibile anche a tali interessati a fini di trasparenza.

4. Finalità e basi giuridiche del trattamento

• Erogazione delle funzionalità della Piattaforma: creazione e gestione dell'account, elaborazione dei documenti caricati, analisi di bilancio, tesoreria e scadenzario, indicatori di crisi d'impresa, pianificazione, generazione di report e dossier, assistenza tramite il Co-pilota Finanziario basato su intelligenza artificiale, assistenza clienti — Base giuridica: esecuzione del contratto di cui l'Utente è parte, o di misure precontrattuali su sua richiesta (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR)
• Adempimento di obblighi di legge e fiscali: fatturazione, contabilità, conservazione della documentazione contabile e fiscale del Titolare, riscontro a richieste di autorità competenti — Base giuridica: obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR)
• Sicurezza dell'infrastruttura e prevenzione delle frodi: monitoraggio degli accessi, rilevazione di attività anomale e di accessi non autorizzati, prevenzione di abusi, tutela in sede giudiziaria dei diritti del Titolare — Base giuridica: legittimo interesse del Titolare alla sicurezza dei sistemi e alla tutela dei propri diritti (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR), previo bilanciamento con i diritti degli interessati

Natura del conferimento. Il conferimento dei dati di cui alla lettera a) del punto 3 è necessario per la registrazione e l'utilizzo della Piattaforma: in mancanza, non è possibile fornire il servizio. Il caricamento dei documenti di cui alle lettere b) e c) è facoltativo e rimesso alla libera scelta dell'Utente, ma è necessario per usufruire delle relative funzionalità.

Nessuna decisione automatizzata. Gli indicatori di crisi d'impresa, i punteggi e le analisi prodotti dalla Piattaforma (inclusi quelli generati dal Co-pilota AI) hanno natura di strumento di supporto alle valutazioni professionali dell'Utente. Non sono adottate decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull'interessato ai sensi dell'art. 22 GDPR: ogni valutazione e decisione resta di esclusiva competenza e responsabilità dell'Utente.

5. Modalità di trattamento e misure di sicurezza

Il trattamento è effettuato con strumenti informatici, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e limitazione della conservazione (art. 5 GDPR). Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'art. 32 GDPR, tra cui:

• Cifratura dei dati in transito mediante protocollo TLS 1.3;
• Cifratura dei dati a riposo mediante algoritmo AES-256;
• Segregazione logica dei dati tra Utenti e tra aziende analizzate mediante Row-Level Security (RLS), in modo che ciascun Utente possa accedere esclusivamente ai propri dati;
• Controllo degli accessi, autenticazione e registrazione degli accessi (logging) ai fini di sicurezza;
• Procedure di gestione degli incidenti di sicurezza e, in caso di violazione dei dati personali, di notifica all'Autorità di controllo e di comunicazione agli interessati nei casi e nei termini di cui agli artt. 33 e 34 GDPR.

6. Intelligenza artificiale: clausola di "Zero Training"

La Piattaforma include un Co-pilota Finanziario basato su intelligenza artificiale.

Il Titolare dichiara espressamente e in modo tassativo che i dati economico-finanziari, contabili e bancari (inclusi gli estratti conto) caricati dagli Utenti e processati dal Co-pilota Finanziario/AI NON vengono in alcun modo utilizzati per l'addestramento, il perfezionamento (fine-tuning) o il miglioramento di modelli di intelligenza artificiale, né del Titolare né di terzi.

A tal fine, l'elaborazione avviene tramite interfacce (API) di livello Enterprise fornite da operatori terzi, configurate secondo una modalità di conservazione zero dei dati (zero data retention): i dati inviati per l'elaborazione sono trattati al solo fine di generare la risposta richiesta dall'Utente e non sono conservati dal fornitore né da questi riutilizzati per alcuna finalità propria. Tali fornitori operano in qualità di sub-responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, vincolati da specifici obblighi contrattuali in tal senso.

7. Destinatari dei dati e luogo di conservazione

Luogo di conservazione. I dati sono conservati esclusivamente su data center e server situati all'interno dell'Unione Europea (UE/SEE). Il Titolare non trasferisce i dati personali verso paesi terzi extra-SEE. Qualora in futuro dovesse rendersi necessario, il trasferimento avverrebbe solo nel rispetto del Capo V del GDPR (decisione di adeguatezza o garanzie adeguate, quali le clausole contrattuali standard) e previo aggiornamento della presente informativa.

Destinatari. I dati possono essere trattati da:

• il Titolare e i soggetti autorizzati al trattamento che operano sotto la sua autorità;
• fornitori di servizi che agiscono come responsabili o sub-responsabili del trattamento, quali i fornitori di infrastruttura cloud e hosting [da integrare], di servizi di elaborazione AI [da integrare], di pagamento [da integrare] e di comunicazione e assistenza [da integrare]. L'elenco aggiornato dei sub-responsabili è disponibile su richiesta all'indirizzo di cui al punto 1;
• autorità pubbliche, nei casi previsti dalla legge.

I dati non sono diffusi né venduti a terzi.

8. Periodo di conservazione e cancellazione

I dati di account e i dati caricati dagli Utenti sono conservati per la sola durata dell'account.

Alla chiusura dell'account, richiesta dall'Utente o disposta dal Titolare, il Titolare avvia la procedura di cancellazione sicura e definitiva (Purge) di tutti i dati, che viene completata entro 30 giorni dalla chiusura. Prima della chiusura, l'Utente può esportare i propri dati.

Fanno eccezione i soli dati che il Titolare è tenuto per legge a conservare, in particolare i dati contabili e di fatturazione relativi al rapporto contrattuale con l'Utente, conservati per il periodo previsto dalla normativa civilistica e fiscale (di regola 10 anni) e utilizzati esclusivamente a tali fini. Eventuali copie di sicurezza (backup) sono sovrascritte e cancellate secondo cicli di rotazione che non eccedono il termine di 30 giorni sopra indicato.

9. Diritti dell'interessato

Ai sensi degli artt. 15-22 GDPR, l'interessato ha diritto di:

• Accesso (art. 15): ottenere conferma che sia in corso un trattamento di dati che lo riguardano e, in tal caso, accedere ai dati e a informazioni su finalità, categorie di dati, destinatari, periodo di conservazione e origine dei dati;
• Rettifica (art. 16): ottenere la rettifica dei dati inesatti e l'integrazione di quelli incompleti;
• Cancellazione o "diritto all'oblio" (art. 17): ottenere la cancellazione dei dati nei casi previsti (ad esempio, quando non siano più necessari rispetto alle finalità, in caso di revoca del consenso ove applicabile, di opposizione fondata o di trattamento illecito), salvo l'esistenza di obblighi di conservazione di legge;
• Limitazione (art. 18): ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti, ad esempio mentre è in corso la verifica dell'esattezza dei dati contestata;
• Portabilità (art. 20): ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati forniti al Titolare, e trasmetterli a un altro titolare, se il trattamento si basa sul contratto ed è effettuato con mezzi automatizzati;
• Opposizione (art. 21): opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla propria situazione particolare, ai trattamenti fondati sul legittimo interesse; il Titolare si asterrà dal trattamento, salvo che dimostri motivi legittimi cogenti prevalenti o la necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria;
• Non essere sottoposto a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati (art. 22), come chiarito al punto 4.

Come esercitare i diritti. Le richieste possono essere inviate all'indirizzo [e-mail del Responsabile], indicando i dati identificativi del richiedente e il diritto che si intende esercitare. Il Titolare risponde senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dal ricevimento, prorogabile di due mesi in caso di particolare complessità o numero di richieste (art. 12 GDPR). Il Titolare può richiedere informazioni per verificare l'identità del richiedente.

Se la richiesta riguarda dati contenuti in documenti caricati da un Utente, il Titolare, agendo in qualità di Responsabile del trattamento, la inoltra tempestivamente all'Utente titolare del trattamento e lo assiste nel darvi riscontro, ai sensi dell'art. 28, par. 3, lett. e) GDPR.

Reclamo. L'interessato ha diritto di proporre reclamo all'Autorità di controllo competente: Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it – protocollo@pec.gpdp.it), o all'Autorità dello Stato membro UE in cui risiede abitualmente, lavora o in cui si è verificata la presunta violazione (art. 77 GDPR), fatto salvo ogni altro rimedio amministrativo o giurisdizionale.

10. Cookie e tecnologie analoghe

La Piattaforma utilizza cookie tecnici necessari al funzionamento del servizio e all'autenticazione. Per maggiori informazioni si rinvia alla Cookie Policy [da integrare].

11. Modifiche alla presente informativa

Il Titolare può aggiornare la presente informativa in caso di modifiche normative o del servizio. Le modifiche sostanziali saranno comunicate agli Utenti tramite la Piattaforma o via e-mail. La versione aggiornata è sempre disponibile sulla Piattaforma con l'indicazione della data di ultimo aggiornamento.

LIQUIDIA — Titolare del trattamento: Lorenzo Soave — [e-mail del Responsabile]